De la provision list au devis en quelques minutes. De la commande à la coupée, sans rien perdre en route.

Le chef envoie sa provision list telle quelle : WhatsApp, mail, tableau ou photo d’une liste manuscrite, en anglais comme en français. Notre moteur de lecture, le même qui traite chaque jour des commandes par texto, reconstruit la commande ligne à ligne. Il convertit aussi les unités (lbs, oz, gallons) et reconnaît les marques demandées. Votre opérateur valide sur un écran où le message du client reste la colonne vertébrale : chaque ligne se résout sur place, rien n’est oublié.

Et quand arrivent, jusqu’à l’heure du départ, les « add 2 more burrata » ou « guests changed, now 8 », chaque message vient s’ajouter au même dossier. Les lignes ajoutées ou annulées sont versionnées, le sourcing se met à jour et la facture finale reflète exactement ce qui a été livré. Pour un produit introuvable, vous proposez une substitution avec photo, que le chef valide d’un clic.

Devis et factures sortent dans la langue du bord, en EUR, USD ou GBP. Le taux est figé à la date du devis, avec actualisation automatique et clause de révision.

Chaque ligne est taguée dès la lecture de la liste selon deux axes :

• le payeur : guests (owner ou charter) ou crew ;
• le département : galley, interior, deck, engine, bridge.

Le devis puis la facture sortent ventilés, prêts pour la comptabilité du bord et pour la justification de l’APA en charter. Les préférences du navire (marques de l’owner, allergies des invités, habitudes du chef) sont mémorisées sur la fiche navire. Elles restent donc disponibles quand l’équipage change.

Plutôt que trois tournées pour trois commandes, les achats de plusieurs devis sont regroupés en une tournée de sourcing optimisée selon vos moyens disponibles. À chaque prélèvement, l’opérateur confirme la référence par scan, ou photo horodatée pour le non-scannable. Les prix d’achat constatés remontent automatiquement dans vos bases.

Répartition sur supports, scan à la constitution et scan à l’arrivée : la preuve que chaque colis annoncé a bien été livré. Suivi live des tournées, fenêtres de livraison calées sur l’escale, preuve de livraison signée à bord. Pour les expéditions lointaines, suivi par boîtier GPS, à l’appro comme à la livraison.

Un portail où le capitaine ou le chef retrouve ses habitudes, son historique, ses navires, et le statut en temps réel de sa commande, de la validation du devis à l’arrivée au berth. Moins d’appels « où en est ma livraison ? », plus de commandes récurrentes.

Les commandes partent automatiquement aux fournisseurs. Les factures d’achat sont rapprochées des dossiers clients, y compris dans les cas réels, par exemple un avoir plus deux factures pour un même dossier. Les achats faits en boutique ou en grande surface sont aussi couverts : le ticket est photographié, lu et rattaché au bon dossier. Chaque ligne facturée peut ainsi être justifiée, ce que les capitaines et les management companies apprécient.

Acomptes avant sourcing, frais engagés en cas d’annulation, règlements en devises : tout est suivi, dossier par dossier. Et un cadre pensé pour la documentation d’avitaillement en exonération, générée depuis le devis et archivée.